Краткий обзор проекта: Специалисты «MSB Consult» успешно реализовали проект по внедрению типового решения «1С:Управление нашей строительной фирмой» (УНСФ) в группе строительных компаний. Ключевыми результатами стали автоматизация учета в рамках единого информационного пространства, эффективная консолидация данных из множества источников и разработка регламентированной методики быстрого закрытия периодов.
1. Вызов: Проблемы и задачи заказчика
Наш клиент — динамично развивающаяся группа компаний, работающая в сфере строительства ИЖС. Бизнес-структура включала в себя несколько юридических лиц.
Существующие проблемы:
- Разрозненность данных: Учет велся в различных программах (Excel, Google Sheets, тетрадки ), что создавало проблемы с дублированием информации и прозрачностью данных. Не было единой картины по финансам, запасам на складах и взаиморасчетам с контрагентами в рамках всей группы.
- Низкая скорость подготовки отчетности: Процесс свода данных для подготовки управленческой и финансовой отчетности занимал несколько месяцев. Бухгалтерам и финансистам приходилось вручную обрабатывать десятки файлов Excel, что было трудоемко и вело к неизбежным ошибкам.
- Отсутствие оперативной аналитики: Руководство не получало актуальные данные для принятия стратегических решений. Запросы на простые отчеты (например, по прибыльности проекта или остаткам материалов по всем объектам) выполнялись долго и не всегда точно.
- Сложность учета специфики: Требовалось настроить учет для строительной отрасли: управление несколькими проектами (объектами), отслеживание этапов выполнения работ.
Цели внедрения:
- Создать единое информационное пространство для консолидации данных всей группы компаний.
- Автоматизировать основные бизнес-процессы: управление продажами, закупками, складской учет, расчеты с контрагентами, взаиморасчеты внутри группы.
- Организовать оперативное и прозрачное формирование управленческой и регламентированной отчетности.
- Внедрить регламент поквартального закрытия отчетности, сократив время его выполнения с недель до дней.
2. Решение: Подход и реализация
Был выбран типовой продукт «1С:Управление нашей строительной фирмой» (УНСФ) как оптимальный баланс между функциональностью, стоимостью владения и простотой освоения для сотрудников.
Этап 1: Предпроектное обследование и проектирование
Мы провели глубокий аудит существующих бизнес-процессов во всех компаниях группы. Совместно с ключевыми пользователями (руководитель, главный бухгалтер, начальник отдела снабжения) мы разработали и согласовали техническое задание, которое включало:
- Схему взаимодействия юридических лиц и обособленных подразделений в 1С.
- Перечень и структуру справочников (номенклатура, контрагенты, проекты/объекты).
- Дизайн основных отчетов и форм для управленческого учета.
Этап 2: Настройка и доработка 1С:УНСФ под компанию
Силами партнерских сертифицированных специалистов 1С была проведена комплексная настройка системы:
- Организационная структура: В единую базу были внесены все юридические лица и обособленные подразделения группы с настройкой правил взаиморасчетов между ними.
- Учет по проектам: Реализована функциональность учета затрат и доходов по конкретным строительным объектам (проектам). Это позволило оценивать рентабельность каждого объекта в режиме реального времени.
- Интеграция: Настроен обмен данными с популярными онлайн-кассами и бухгалтерскими сервисами для автоматизации ввода первичных документов.
Этап 3: Разработка методики и регламента поквартального закрытия
Ключевым элементом проекта стала разработка четкой, пошаговой инструкции (регламента) по закрытию отчетного периода (квартала). Методика включала:
- Чек-лист обязательных действий: Перечень операций, которые должны выполнить ответственные сотрудники каждого подразделения (менеджеры, бухгалтеры) перед закрытием периода.
- Автоматизированные регламентные операции: В систему внедрены обработки, которые автоматически проводят списание расходов будущих периодов, расчет резервов и другие рутинные операции.
- Система контрольных точек: Внедрены отчеты, которые позволяют на каждом этапе закрытия проверить правильность проведенных действий (например, «Анализ состояния учета», «Сверка оборотов»).
- Обучение пользователей: Проведены специализированные тренинги для бухгалтеров и финансистов по работе с новым регламентом.
3. Результаты: Эффект от внедрения
Внедрение 1С:УНСФ и новой методики работы принесло заказчику измеримые результаты:
- Консолидация данных: Достигнуто 100% объединение информации по финансам, продажам, закупкам и складским запасам в рамках единой системы. Руководство получает полную и прозрачную картину деятельности всей группы компаний.
- Сокращение времени на закрытие периода: Время подготовки квартальной отчетности сокращено с 3 месяцев до 5 рабочих дней. Процесс стал предсказуемым и управляемым.
- Повышение точности данных: Исключен человеческий фактор при своде данных из разных источников. Точность отчетности повысилась до 99,9%, что критически важно для принятия финансовых решений.
- Оперативная аналитика: Появилась возможность в несколько кликов формировать отчеты по прибыльности проектов, анализировать остатки материалов, контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность в разрезе контрагентов и договоров.
- Масштабируемость системы: Созданная ИТ-инфраструктура легко масштабируется и позволяет добавлять новые компании или подразделения в группу без серьезных доработок.
Отрасль: Строительство, девелопмент
Регион: Москва
Используемые технологии: 1С:Управление нашей строительной фирмой (УНФ).
Хотите также навести порядок в учете и ускорить подготовку отчетности?
[Получите бесплатную консультацию] наших экспертов по автоматизации бизнеса. Мы проанализируем ваши задачи и предложим оптимальное решение.